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Gestion électronique des documents
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Docuware
| Paramètres: Description |
| En bref |
| Docuware est un logiciel d’archivage électronique des documents et des e-mails, appelé gestion électronique des documents (GED). |
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| Ce programme s’adresse à toutes les entreprises. Le besoin n’est pas lié à la taille de la société mais au volume de papier traité. Docuware gère l’archivage de tous les types de documents (.doc, .xls, .pdf, .tiff, .jpg, .ppt, etc.) par scannage, e-mail ou importation. |
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Armoires et bacs
L’écran de l’utilisateur est composé d’un bac et d’une armoire. Les documents qui doivent être archivés arrivent dans un bac avant d’être classés dans une armoire selon des critères (par exemple nom, date, type de document, etc…) définis par l’entreprise. Dans le bac, il est possible d’assembler (agrafer) ou de désassembler (dégrafer) des pièces de différents formats.
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Courrier électronique (e-mail)
Docuware permet d’archiver les e-mails et leurs annexes. Il est possible de conserver les formats originaux (Excel, Word …etc..) ou de convertir l’ensemble des pièces (PDF ou Tiff).
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Modification des documents
Docuware permet d’écrire des commentaires, de mettre en évidence du texte ou de poser des timbres d’approbation/validation. Cependant, le document original n’est pas modifié, le programme travaille avec des couches. Il est également possible de gérer les différentes versions des documents, communément appelé versioning.
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Reconnaissance optique
Docuware permet de faire de la reconnaissance optique de caractères ou de codes-barres. Ainsi il est possible de rechercher des documents selon leur contenu (mots clés). L’archivage peut être simplifié ou automatisé si le document comporte un code-barres.
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La GED et la loi
Selon le code des obligations (article 957), un document peut être conservé par un moyen électronique. Dès lors, la plupart des documents conservés par un moyen électronique ont la même force probante que ceux conservés de manière traditionnelle. |
Les bénéfices Docuware
Accessibilité: les archives sont consultables depuis chaque poste de travail
Rapidité: les collaborateurs bénéficient de réponses instantanées
Sécurité: pertes liées aux incendies et inondations pratiquement nulles
Espace: plus besoin d'emplacements de stockage coûteux.
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Les garanties Docuware
Confidentialité: l'accès aux documents est strictement limité par des droits
Flexibilité: respect des méthodes courantes de classement
Efficacité: possibilité d'archiver automatiquement des pièces
Simplicité: l'implantation est rapide, l'utilisation conviviale
Rentabilité: amortissement immédiat grâce à une productivité accrue.
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